Помоћ и упутство

Сва званична документа генеришу се у последњем кораку поступка „Решење и документи“. Ток од девет корака остаје неизмењен — документа само преузимају податке који су већ унети у претходним корацима.

Штампа и ПДФ: дугме „Штампа / PDF“ поред документа отвара дијалог прегледача — изаберите штампач или „Сачувај као PDF“, формат А4, без умањења. Странице садрже званично заглавље процедуре, ознаку прилога и подножје.

Недостајући подаци: ако документ није могуће формирати, испод њега се исписује списак обавезних података и корака у којима се уносе; дугме за штампу је до тада онемогућено.

Верзионисање: дугме „Генериши нову верзију“ повећава број верзије и уписује датум генерисања, а промена се бележи у историји промена. Претходне акције корака 9 (датуми доношења и достављања, потврда пријема, статус жалбе, затварање поступка) остају неизмењене.

Контролна табла је полазна страница за ХР, руководиоце, БЗР и администратора. Има три дела: филтере, показатеље (КПИ) и табелу „Статус по запосленом“.

Филтери (година, јединица, руководилац, категорија, статус) важе истовремено за све показатеље, за напредак по јединицама и за табелу. Дугме „Поништи филтере“ враћа приказ на све запослене.

Клик на показатељ филтрира табелу на дну странице (нпр. клик на „Послато / враћено“ приказује само те запослене). Поновни клик уклања филтер. У табели дугме „Отвори“ води на страницу вредновања тог запосленог.

Запослени не види ову таблу — њему се приказује „Моја табла“ са сопственим задацима, роковима и примљеним документима.

Кадровски ИС покрива два обавезна процеса: годишње вредновање запослених и оспособљавање за безбедан и здрав рад (БЗР) са пратећом документацијом. Подаци о запосленима се увозе из Искре, а могу се и ручно унети и изменити у регистру запослених.

Три ствари које треба знати пре првог рада:

• Свака страница показује само оно што ваша улога сме да види.
• Свака промена статуса и оцене се записује у дневник измена (Администрација).
• Документа (решења, Образац 6, извештаји) се генеришу из података — не пишу се ручно.

Улоге се додељују у Администрацији. Једно лице може имати више улога (нпр. руководилац + лице за БЗР).

Апликација се отвара преко странице за пријаву. У демо верзији постоји налог за сваку улогу — кликом на картицу улазите у систем као то лице, а мени и права се одмах прилагођавају (нпр. запослени не види ХР контролу ни Администрацију). Пријава је могућа и емаилом, шифра за све демо налоге је demo1234. Одјава је у горњем десном углу.

Важно: Демо пријава служи само за приказ перспектива улога и не представља стварну заштиту приступа. У продукцији се улоге додељују у Администрацији, а пријава се везује на службене налоге организације.

1. 1Отворите Увоз из Искре и приложите равну датотеку (TXT/CSV) добијену из Искре.
2. 2Проверите мапирање колона — систем предлаже мапирање, а ви потврђујете.
3. 3Прегледајте преглед промена: нови запослени, измењени подаци, грешке у запису.
4. 4Грешке решите пре потврде — записи са грешком се не увозе.
5. 5Потврдите увоз. Регистар запослених се ажурира, а увоз се уписује у дневник.

Важно: Увоз никада не брише запослене. Лица која више нису у датотеци добијају статус неактивно и остају у историји ради извештаја.

Запослени је централна евиденција: претрага по имену и ИД-у, филтери по организационој јединици и категорији. Клик на ред отвара картицу запосленог са радним местом, руководиоцем, статусом вредновања и статусом БЗР оспособљавања.

Ручни унос новог запосленог (улога: ХР)

1. 1На страници Запослени кликните „Нови запослени“ — отвара се образац за унос.
2. 2Идентификатор је предложен аутоматски (нпр. ЗАП-1009), можете га заменити ознаком из своје евиденције.
3. 3Унесите име и презиме и радно место, изаберите организациону јединицу, категорију и непосредног руководиоца.
4. 4Подесите датум почетка рада, статус запослења, статус вредновања, БЗР оспособљавање и да ли је Образац 6 генерисан.
5. 5Кликните „Сачувај“ — запослени се одмах појављује у листи и улази у циклусе, БЗР и извештаје.

Измена података

1. 1У листи кликните „Уреди“ у колони Радња, или „Уреди“ у картици профила запосленог.
2. 2Промените потребна поља и сачувајте; „Одустани“ затвара образац без измена.
3. 3„Обриши“ уклања запис из евиденције — користите само за погрешно унете записе, иначе поставите статус Неактиван.

Важно: Обавезна поља су идентификатор, име и презиме и радно место. Идентификатор мора бити јединствен, а резултат вредновања у опсегу 0–100.

Важно: Ручни унос је предвиђен за лица којих још нема у Искри или за хитне исправке. Ако запослени постоји у Искри, исправку је боље урадити тамо — следећи увоз ажурира записе, а ручно унет запис остаје и не брише се увозом.

1. 1ХР у Циклусима вредновања отвара нови циклус (година, рок за спровођење, обухват).
2. 2Руководиоци на почетку циклуса утврђују годишње циљеве: назив, бодове, показатељ, почетну и циљану вредност и извор провере.
3. 3Збир бодова циљева и компетенција увек даје максимум 100.
4. 4ХР прати попуњеност циљева пре него што отвори фазу оцењивања.
5. 5Циклус се затвара када су сва вредновања у статусу Завршено.

1. 1Отворите Моја вредновања — приказани су само запослени из вашег опсега, са статусом и роком.
2. 2Кликните Попуни/Отвори да уђете у образац вредновања запосленог.
3. 3Оцените понашајне компетенције и резултате рада помоћу клизача — обрачун 0–100 се ради аутоматски.
4. 4Упишите напомену руководиоца и план унапређења рада (област, активност, рок).
5. 5Унесите датум завршног разговора са запосленим.
6. 6Кликните Пошаљи на ХР контролу — образац се закључава и добија статус Послато.

Важно: Категорија резултата се одређује аутоматски: 90+ изузетан резултат, 75–89 превазилази очекивања, 60–74 очекиван резултат, испод 60 не задовољава.

Вредновање пролази кроз пет статуса. ХР контрола је једина тачка где се одобрава или враћа документ.

Важно: Враћање захтева коментар — он се приказује руководиоцу на екрану вредновања док не исправи налаз.

1. 1Лице за БЗР у БЗР оспособљавањима дефинише оспособљавање (назив, обухват, рок поновне провере).
2. 2Изабере оспособљавање у табели и у делу Материјали дода видео (линк или файл), ПДФ или текстуалну лекцију.
3. 3Запослени на екрану Тренинг и тест прегледа материјале и решава тест.
4. 4Тест се оцењује аутоматски; резултат и датум провере се уписују уз запосленог.
5. 5Незавршена оспособљавања улазе у упозорења на мејл и у извештај о статусу БЗР-а.

Важно: Рок поновне провере се рачуна од датума успешно положеног теста. Пре истека рока систем шаље упозорење према подешеној периодичности.

1. 1Отворите Образац 6 и изаберите запосленог односно оспособљавање.
2. 2Систем попуњава прописану евиденцију из података: лични подаци, радно место, теоријски и практични део, оцена.
3. 3Проверите потписнике (лице за БЗР и запослени) и датуме.
4. 4Кликните Штампа за А4 излаз или Генериши ПДФ за документ за архиву.

Важно: Образац је немогуће комплетирати без положеног теста и датума провере — то је намерно, да документ увек има основ у евиденцији.

Извештаји дају стандардне прегледе (статус вредновања, резултати по јединицама, статус БЗР-а, рокови). Радите тако што прво поставите филтере (година, јединица, руководилац, категорија, статус), па извезете XLSX или ПДФ где је релевантно.

Важно: Слободна израда сопствених извештаја (report builder) није део ове верзије.

На страници Обавештења и мејл подешавате правила упозорења и периодичност провере:

• Незавршено БЗР оспособљавање или истекао рок поновне провере.
• Некомплетан Образац 6.
• Вредновање није спроведено или стоји у истом статусу дуже од дозвољеног.
• Приближавање рока циклуса.

За свако правило бирате периодичност (дневно, недељно, месечно), време слања и примаоце (руководилац, ХР, лице за БЗР). СМТП подешавања пошиљаоца и дневник послатих мејлова су на истој страници.

Администрација садржи доделу улога, системске параметре и потпуни дневник измена. Дневник бележи ко је, када и шта променио — укључујући промене статуса вредновања, оцене, увозе и слање мејлова. Дневник се не може мењати ни брисати.